Dropbox-Alternative aus Deutschland

Die drei Gründe, aus denen Teams wechseln

In den Gesprächen, die ich dazu führe, kommen fast immer dieselben drei Punkte. Selten alle gleichzeitig, aber immer mindestens einer.

• Der Preis wächst mit dem Team. Dropbox rechnet im Business-Tarif pro Person ab. Bei zwei Leuten fällt das kaum auf, bei zehn steht es im Budget.
• Die Festplatte läuft voll. Der Sync legt standardmäßig alles lokal ab. Wer mit großen Dateien arbeitet, hat irgendwann ein Terabyte in der Cloud und keinen Platz mehr auf dem Rechner.
• Die Frage nach dem Speicherort. Spätestens wenn Kunden- oder Mandantendaten dazukommen, wird relevant, wo die Dateien tatsächlich liegen und wessen Recht dafür gilt.

Nextcloud und Dropbox im Vergleich

Was sich beim Wechsel tatsächlich ändert — und was nicht.

Stand: August 2026. Die beiden letzten Zeilen sind bewusst so ausgewiesen: Dropbox synchronisiert viele kleine Dateien schneller, und wenn Ihre Kunden ohnehin alle Dropbox nutzen, ist das ein echtes Argument dagegen.

Was Sie sparen — und ab wann

Dropbox Business kostet im Standard-Tarif 12 Euro pro Person und Monat, im Advanced-Tarif 18 Euro. Der Speicher ist dabei für das Team gedacht, die Kosten wachsen also linear mit der Zahl der Köpfe.

Bei mir hängt der Preis am Speicher, nicht an den Personen. Das führt zu dieser Rechnung:

Alle Angaben netto pro Monat, Stand August 2026.

Für zwei Personen bin ich teurer. Das steht so in der Tabelle, weil es stimmt. Wenn Sie zu zweit arbeiten und mit Dropbox zufrieden sind, gibt es keinen finanziellen Grund zu wechseln — dann geht es um Speicherort und Datenschutz, nicht um Geld.

Ab etwa sechs Personen dreht sich das, ab zehn deutlich. Und der Abstand wächst mit jedem neuen Kollegen, den Sie einstellen.

Das Problem mit der vollen Festplatte

Dies ist der Punkt, der am häufigsten unterschätzt wird — und der Grund, aus dem manche Agenturen trotz großem Cloud-Paket keinen Platz mehr auf den Rechnern haben.

Ein Sync-Ordner legt jede Datei zusätzlich lokal ab. Zwei Terabyte in der Cloud heißen dann zwei Terabyte auf jedem Rechner, der sich verbindet. Bei Textdokumenten ist das egal. Bei Bilddaten, Videomaterial oder Layoutdateien ist die Festplatte irgendwann voll, obwohl Sie für die Cloud bezahlen.

Beide Systeme können das lösen: Ordner werden nur angezeigt und erst heruntergeladen, wenn Sie sie öffnen. Bei Nextcloud heißt das virtuelle Dateien, bei Dropbox gibt es eine vergleichbare Einstellung. Das stellen Sie selbst im Desktop-Client ein, auf jedem Rechner einmal — es ist keine Servereinstellung, die jemand für Sie vornehmen könnte.

Der eigentliche Punkt ist deshalb nicht die Funktion, sondern dass viele gar nicht wissen, dass es sie gibt. Wenn Sie mir sagen, dass Sie mit großen Dateien arbeiten, weise ich Sie beim Start darauf hin.

Wenn Sie mit Adobe-Dateien arbeiten, lesen Sie das hier

Es gibt einen Fehler, der unabhängig vom Anbieter passiert und regelmäßig für beschädigte Dateien sorgt: direkt im Sync-Ordner arbeiten.

Photoshop, InDesign und Illustrator legen beim Speichern temporäre Dateien an und schreiben die Zieldatei anschließend neu. Ein Sync-Client sieht in diesem Moment eine Datei, die verschwindet und wieder auftaucht — und beginnt hochzuladen, während das Programm noch schreibt. Das Ergebnis sind Konfliktkopien, halb geschriebene Dateien oder im schlimmsten Fall ein unbrauchbares Dokument.

Das passiert bei Dropbox, bei Nextcloud und bei jedem anderen Sync-Dienst. Es ist kein Produktfehler, sondern eine Frage der Arbeitsweise.

Die Regel ist einfach: Große Layout- und Bilddateien bearbeiten Sie lokal und legen sie danach in die Cloud. Der Sync-Ordner ist Ablage und Austausch, keine Arbeitsdatei-Ablage für offene Dokumente. Wenn im Team mehrere gleichzeitig an denselben Dateien arbeiten, brauchen Sie eine Sperrmechanik statt eines Sync-Ordners — darüber sollten wir vor dem Umzug sprechen.

Wer schon einmal eine InDesign-Datei verloren hat, weil zwei Rechner gleichzeitig synchronisiert haben, weiß, warum dieser Absatz hier steht.

So läuft der Umzug

1. Bestandsaufnahme. Wir sehen uns an, wie viele Daten es sind, wer worauf zugreift und welche geteilten Ordner anderen gehören.
2. Cloud einrichten. Ich richte Ihre Instanz ein, mit Ihrer Domain und SSL-Zertifikat. An Werktagen in der Regel am selben Tag.
3. Parallelbetrieb. Beide Systeme laufen ein bis zwei Wochen nebeneinander. Sie arbeiten schon in der neuen Cloud, die alte bleibt als Sicherheitsnetz.
4. Nutzer und Freigaben. Konten anlegen, Ordnerstruktur und Rechte einrichten, Links neu setzen, wo es nötig ist.
5. Abschalten. Erst wenn alle bestätigen, dass sie in der neuen Cloud arbeiten, wird Dropbox gekündigt.

Der Umzug ist eine gute Gelegenheit zum Aufräumen. In den meisten Ablagen liegen Jahre an Material, das niemand mehr braucht — es gibt keinen Grund, dafür weiter Speicher zu bezahlen.

Aus der Praxis

Eine Kommunikationsagentur mit zwei Mitarbeitern arbeitet seit drei Jahren mit ihrer Nextcloud von mir. Davor liefen dort zwei Dropbox-Konten und zusätzlich ein Schweizer Dienst nebeneinander, mit entsprechend regelmäßigen Dateikonflikten. Der Auslöser war nicht der Preis, sondern große Grafikdateien und ein Sync, der immer wieder Ärger machte.